L’incarico conferito comporta il trattamento di dati personali disciplinato dalla legge 31 dicembre 1996, n. 675, la violazione delle cui norme è punita con sanzioni penali ed amministrative e con la responsabilità oggettiva per danno arrecato.

Premesso che, a norma dell’art. 19, “Non si considera comunicazione la conoscenza dei dati personali da parte delle persone incaricate per iscritto di compiere le operazioni del trattamento dal titolare o dal responsabile, e che operano sotto la loro diretta autorità”;
Con riferimento in particolare agli artt. 8, comma V°, e 15 di detta legge ed alle prescrizioni di cui al D.P.R. 28.7.99, n. 318, sulle “misure minime di sicurezza per il trattamento dei dati personali”;
In relazione all’incarico conferito ed ai conseguenti compiti, mansioni e funzioni affidati e sotto precisati:

Le si impartiscono di seguito le tassative istruzioni alle quali dovrà scrupolosamente attenersi:

·         I dati comunque legittimamente conosciuti, acquisiti, utilizzati, nell’esercizio delle attività di competenza dovranno essere trattati in modo lecito e secondo correttezza; raccolti e registrati per gli scopi determinati, espliciti e legittimi propri dell’impresa che rappresenta.

·         Le viene richiesta tutta la riservatezza opportuna e necessaria affinché i dati in questione vengano trattati non solo in conformità alle disposizioni di legge e/o regolamento ma anche in ragione degli interessi e dell’utilità economico-finanziaria dell’impresa per cui agisce.

·         I dati dovranno essere esatti, aggiornati, pertinenti, completi e non eccedenti le finalità per cui sono stati raccolti o trattati; dovranno inoltre essere conservati per un periodo non superiore al necessario (articolo 9, legge n. 675/96) che di volta in volta Le verrà precisato.

·         Il trattamento dei dati personali, sensibili e non, è ammesso solo con il consenso espresso dell’interessato (articolo 11), salvi i casi di esclusione previsti dalla legge (articolo 12); il consenso deve essere a sua volta preceduto dall’informativa, scritta ed orale (articolo 10).

·         I diritti dell’interessato sono indicati nell’articolo 13 della legge n. 675/96 e dovranno essere scrupolosamente rispettati.

·         Qualsiasi trasmissione di dati all’interno dell’organico dell’azienda, per compiti e fini della stessa, è da considerarsi autorizzata, non costituendo “comunicazione” in senso tecnico; lo stesso dicasi per i dati anonimi. Per contro ogni comunicazione/diffusione di dati verso l’esterno, che non costituisca oggetto di specifico compito affidato, deve essere autorizzata preventivamente dallo scrivente o dal Responsabile (se nominato): il divieto conseguentemente perdura anche dopo la cessazione dell’incarico e dopo la cessazione del rapporto di lavoro.

In particolare e ad esemplificazione Le è richiesta la più scrupolosa osservanza delle informazioni e delle disposizioni che Le vengono impartite e riguardanti - la protezione delle aree e dei locali interessati e per il controllo dell’accesso ai locali delle persone autorizzate durante e dopo l’orario di lavoro; - la protezione dei dati, sia da intrusioni che da eventi accidentali, il trattamento consentito, l’accesso e la trasmissione dati, in conformità ai fini della raccolta ed agli interessi dell’impresa.
E’ tassativamente vietato l’utilizzo personale ed improprio dei documenti e dati a qualsiasi titolo posseduti, ricevuti, trasmessi dalla nostra impresa.
Per l’incarico ed i compiti conferiti è autorizzato ad accedere agli archivi contenenti atti e documenti riportanti dati personali comuni e sensibili/giudiziali (oppure: …ma non sensibili/giudiziali); l’accesso ed il trattamento dati vanno limitati alle necessità per l’adempimento dei compiti da assolvere.
Qualora, per determinate operazioni, le vengano affidati atti e documenti, ha l’obbligo di custodirli e restituirli non appena terminate le operazioni stesse; i documenti e gli atti contenenti dati sensibili/giudiziali vanno conservati negli appositi contenitori muniti di serratura (oppure: conservati in contenitori muniti di serratura, dei quali potrà munirsi presso il Sig. 

Le disposizioni di questo e del precedente punto si riferiscono anche ai supporti contenenti la riproduzione delle informazioni.
Ulteriori informazioni, chiarimenti e precisazioni sono acquisibili nelle pubblicazioni che Le vengono/verranno consegnate o con richieste o colloqui col/la Sig./ra

La violazione delle disposizioni di cui sopra potrà essere sanzionata anche ai sensi delle vigenti disposizioni disciplinari.