Lettera di incarico per trattamento cartaceo

 

Facsimile da adattare alle necessità

 

Sig./ra 

 

 

Il/la sottoscritto/a Sig./ra 

 

 

legale rappresentante dell’impresa

 

 

con la presente Le conferisce l’incarico di 

 

L’incarico conferito comporta il trattamento di dati personali disciplinato dalla legge 31 dicembre 1996, n. 675, la violazione delle cui norme è punita con sanzioni penali ed amministrative e con la responsabilità oggettiva per danno arrecato.

Premesso che, a norma dell’art. 19, “Non si considera comunicazione la conoscenza dei dati personali da parte delle persone incaricate per iscritto di compiere le operazioni del trattamento dal titolare o dal responsabile, e che operano sotto la loro diretta autorità”;
Con riferimento in particolare agli artt. 8, comma V°, e 15 di detta legge ed alle prescrizioni di cui al D.P.R. 28.7.99, n. 318, sulle “misure minime di sicurezza per il trattamento dei dati personali”;
In relazione all’incarico conferito ed ai conseguenti compiti, mansioni e funzioni affidati e sotto precisati:

 

 

 

Le si impartiscono di seguito le tassative istruzioni alle quali dovrà scrupolosamente attenersi:

·         I dati comunque legittimamente conosciuti, acquisiti, utilizzati, nell’esercizio delle attività di competenza dovranno essere trattati in modo lecito e secondo correttezza; raccolti e registrati per gli scopi determinati, espliciti e legittimi propri dell’impresa che rappresenta.

·         Le viene richiesta tutta la riservatezza opportuna e necessaria affinché i dati in questione vengano trattati non solo in conformità alle disposizioni di legge e/o regolamento ma anche in ragione degli interessi e dell’utilità economico-finanziaria dell’impresa per cui agisce.

·         I dati dovranno essere esatti, aggiornati, pertinenti, completi e non eccedenti le finalità per cui sono stati raccolti o trattati; dovranno inoltre essere conservati per un periodo non superiore al necessario (articolo 9, legge n. 675/96) che di volta in volta Le verrà precisato.

·         Il trattamento dei dati personali, sensibili e non, è ammesso solo con il consenso espresso dell’interessato (articolo 11), salvi i casi di esclusione previsti dalla legge (articolo 12); il consenso deve essere a sua volta preceduto dall’informativa, scritta ed orale (articolo 10).

·         I diritti dell’interessato sono indicati nell’articolo 13 della legge n. 675/96 e dovranno essere scrupolosamente rispettati.

·         Qualsiasi trasmissione di dati all’interno dell’organico dell’azienda, per compiti e fini della stessa, è da considerarsi autorizzata, non costituendo “comunicazione” in senso tecnico; lo stesso dicasi per i dati anonimi. Per contro ogni comunicazione/diffusione di dati verso l’esterno, che non costituisca oggetto di specifico compito affidato, deve essere autorizzata preventivamente dallo scrivente o dal Responsabile (se nominato): il divieto conseguentemente perdura anche dopo la cessazione dell’incarico e dopo la cessazione del rapporto di lavoro.

In particolare e ad esemplificazione Le è richiesta la più scrupolosa osservanza delle informazioni e delle disposizioni che Le vengono impartite e riguardanti - la protezione delle aree e dei locali interessati e per il controllo dell’accesso ai locali delle persone autorizzate durante e dopo l’orario di lavoro; - la protezione dei dati, sia da intrusioni che da eventi accidentali, il trattamento consentito, l’accesso e la trasmissione dati, in conformità ai fini della raccolta ed agli interessi dell’impresa.
E’ tassativamente vietato l’utilizzo personale ed improprio dei documenti e dati a qualsiasi titolo posseduti, ricevuti, trasmessi dalla nostra impresa.
Per l’incarico ed i compiti conferiti è autorizzato ad accedere agli archivi contenenti atti e documenti riportanti dati personali comuni e sensibili/giudiziali (oppure: …ma non sensibili/giudiziali); l’accesso ed il trattamento dati vanno limitati alle necessità per l’adempimento dei compiti da assolvere.
Qualora, per determinate operazioni, le vengano affidati atti e documenti, ha l’obbligo di custodirli e restituirli non appena terminate le operazioni stesse; i documenti e gli atti contenenti dati sensibili/giudiziali vanno conservati negli appositi contenitori muniti di serratura (oppure: conservati in contenitori muniti di serratura, dei quali potrà munirsi presso il Sig. 

).

Le disposizioni di questo e del precedente punto si riferiscono anche ai supporti contenenti la riproduzione delle informazioni.
Ulteriori informazioni, chiarimenti e precisazioni sono acquisibili nelle pubblicazioni che Le vengono/verranno consegnate o con richieste o colloqui col/la Sig./ra

);

La violazione delle disposizioni di cui sopra potrà essere sanzionata anche ai sensi delle vigenti disposizioni disciplinari.

 

Per ricevuta 

 

 

 

 

(data e firma)

 

(il legale rappresentante)