Lettera di incarico per trattamento informatizzato

 

Facsimile da adattare alle necessità

 

Sig./ra 

 

 

Il/la sottoscritto/a Sig./ra 

 

 

legale rappresentante dell’impresa

 

 

con la presente Le conferisce l’incarico di 

 

L’incarico conferito comporta il trattamento di dati personali disciplinato dalla legge 31 dicembre 1996, n. 675, la violazione delle cui norme è punita con sanzioni penali ed amministrative e con la responsabilità oggettiva per danno arrecato.

Premesso che, a norma dell’art. 19, “Non si considera comunicazione la conoscenza dei dati personali da parte delle persone incaricate per iscritto di compiere le operazioni del trattamento dal titolare o dal responsabile, e che operano sotto la loro diretta autorità”;
Con riferimento in particolare agli artt. 8, comma V°, e 15 di detta legge ed alle prescrizioni di cui al D.P.R. 28.7.99, n. 318, sulle “misure minime di sicurezza per il trattamento dei dati personali”;
In relazione all’incarico conferito ed ai conseguenti compiti, mansioni e funzioni affidati e sotto precisati:

 

 

 

Le si impartiscono di seguito le tassative istruzioni alle quali dovrà scrupolosamente attenersi:
I dati comunque legittimamente conosciuti, acquisiti, utilizzati, nell’esercizio delle attività di competenza dovranno essere trattati in modo lecito e secondo correttezza; raccolti e registrati per gli scopi determinati, espliciti e legittimi propri dell’impresa che rappresenta.
Le viene richiesta tutta la riservatezza opportuna e necessaria affinché i dati in questione vengano trattati non solo in conformità alle disposizioni di legge e/o regolamento ma anche in ragione degli interessi e dell’utilità economico-finanziaria dell’impresa per cui agisce.
I dati dovranno essere esatti, aggiornati, pertinenti, completi e non eccedenti le finalità per cui sono stati raccolti o trattati; dovranno inoltre essere conservati per un periodo non superiore al necessario (articolo 9, legge n. 675/96) che di volta in volta Le verrà precisato.
Il trattamento dei dati personali, sensibili e non, è ammesso solo con il consenso espresso dell’interessato (articolo 11), salvi i casi di esclusione previsti dalla legge (articolo 12); il consenso deve essere a sua volta preceduto dall’informativa, scritta ed orale (articolo 10).
I diritti dell’interessato sono indicati nell’articolo 13 della legge n. 675/96 e dovranno essere scrupolosamente rispettati.
Qualsiasi trasmissione di dati all’interno dell’organico dell’azienda, per compiti e fini della stessa, è da considerarsi autorizzata, non costituendo “comunicazione” in senso tecnico; lo stesso dicasi per i dati anonimi. Per contro ogni comunicazione/diffusione di dati verso l’esterno, che non costituisca oggetto di specifico compito affidato, deve essere autorizzata preventivamente dallo scrivente o dal Responsabile (se nominato): il divieto conseguentemente perdura anche dopo la cessazione dell’incarico e dopo la cessazione del rapporto di lavoro.
E’ tassativamente vietato l’utilizzo personale ed improprio degli strumenti in dotazione, delle apparecchiature hardware e software, nonché dei dati a qualsiasi titolo posseduti, ricevuti, trasmessi dalla nostra impresa; è altresì vietata l’installazione di qualsiasi dischetto o CD-ROM senza la così detta “licenza d’uso”.
Per l’accesso ai dati le viene fornita una PAROLA CHIAVE[1] contenuta nell’allegata busta chiusa e sigillata
oppure 
tramite il Sig. ___________________ “soggetto preposto” alla custodia della parola chiave e con accesso alle informazioni riguardanti le stesse.
(Se l’elaboratore lo permette) Potrà sostituire la parola chiave con altra composta da non meno di n° ___ lettere o numeri, previo consenso scritto dello scrivente o del Responsabile del trattamento[1] ________________________ e previa comunicazione al soggetto preposto.

Per l’utilizzo dell’elaboratore Le viene fornito il CODICE IDENTIFICATIVO PERSONALE[1]
contenuto nell’allegata busta chiusa e sigillata
oppure 
tramite il Sig. ___________________ “soggetto preposto” alla custodia della parola chiave e con accesso alle informazioni riguardanti le stesse.
Il codice è di attribuzione ed utilizzo suoi esclusivi e sarà disattivato col venire meno dell’incarico affidato o per mancanza d’utilizzo per più di sei mesi. Sarà sua cura segnalare il mancato utilizzo, per tale durata, al Titolare o al Responsabile o al Preposto (se nominati)
Per il trattamento di dati sensibili/giudiziali dovrà presentare apposita richiesta allo scrivente o al Responsabile (se nominato); la preventiva autorizzazione concessa va sempre riferita ai soli elaboratori in essa precisati e per i soli dati necessari e sufficienti al trattamento. L’autorizzazione è revocata quando, su Sua dovuta segnalazione o a seguito di verifica, non risulti più sussistere la necessità di accesso a tali dati.
Le è fatto esplicito divieto di utilizzo del codice identificativo personale per accedere contemporaneamente alla stessa applicazione da diverse stazioni di lavoro.
Le è vietato il reimpiego di supporti di memorizzazione per i quali non le sia fornita la certificazione scritta dell’impossibilità tecnica di recupero dei dati in essi precedentemente contenuti.
In particolare e ad esemplificazione Le è richiesta la più scrupolosa osservanza delle informazioni e delle disposizioni che Le vengono impartite e riguardanti
la protezione delle aree e dei locali interessati e per il controllo dell’accesso ai locali delle persone autorizzate durante e dopo l’orario di lavoro;
la protezione degli elaboratori e dei dati, sia da intrusioni che da eventi accidentali, il trattamento consentito, l’accesso e la trasmissione dati, in conformità ai fini della raccolta ed agli interessi dell’impresa.
Ulteriori informazioni, chiarimenti e precisazioni sono acquisibili nelle pubblicazioni che Le vengono/verranno consegnate o con richieste o colloqui col/la Sig./ra ___________________;

La violazione delle disposizioni di cui sopra potrà essere sanzionata anche ai sensi delle vigenti disposizioni disciplinari.

Per ricevuta 

 

 

 

 

(data e firma)

 

(il legale rappresentante)